Weinig taken die zo alledaags zijn voor woordvoerders en communicatiemensen als het persoverzicht. In zowel de betekenis dat het elke dag gebeurt als dat het niet zo’n bijster interessante taak is.

Maar klopt dat wel? Want wie erover spreekt met collega’s, merkt meteen dat er grote verschillen zijn qua aanpak. Maakt iedereen wel zo’n overzicht? En zo ja, op welke dagen? Om hoe laat sturen we alles uit? Welk nieuws moet erin staan? Naar wie sturen we alles? Krijgt iedereen hetzelfde overzicht? Hoe zit het qua auteursrechten voor de verspreiding? En analyseren we de resultaten, of doen we er niets mee?

Redenen genoeg dus om een bevraging uit te sturen. De enquête peilde middels 37 vragen naar 7 facetten:

algemene vragen
samenstelling
inhoud
verspreiding
extra mogelijkheden leverancier
analyse
auteursrechten

Op vrijdag 28 maart presenteerden we de resultaten op ‘Onder Woordvoerders’ van de Stichting Corporate Communicatie bij BMW BeLux in Bornem. Detail: van alle sessies van ‘Onder Woordvoerders’ was dit de drukst bijgewoonde.

1. Algemene vragen

94% heeft een persoverzicht

Het ligt in de lijn der verwachtingen dat de respondenten van deze bevraging bevestigen dat ze een persoverzicht hebben: 94 procent heeft er een, 6 procent niet. Daar komen we later op terug.

Waarom heb je een persoverzicht?

Het topantwoord op deze vraag is - niet onverwacht - dat men wil weten hoe men in het nieuws komt. Zilver en brons zijn respectievelijk voor weten wat de persacties opleveren en waarmee de sector in het nieuws komt.

1. Weten hoe we in het nieuws komen (90%)

2. Weten wat onze persacties opleveren (77%)

3. Waarmee komt de sector in het nieuws? (73%)

4. We willen analyses kunnen maken (63%)

5. De directie kunnen tonen wat we doen qua pers (49%)

6. Hoe komen onze concurrenten in het nieuws? (46%)

Bij de overige antwoorden noteerden we het binnenbrengen van de buitenwereld, het informeren van interne medewerkers en stakeholders, en het vestigen van de aandacht op zaken die spelen in de maatschappij of sector.

Waarom heb je geen persoverzicht?

Wie geen persoverzicht heeft, geeft beperkingen op qua budget of mensen om dit te maken en te weinig in het nieuws komen om iets aan een overzicht te hebben.

Opvallend zijn de antwoorden van twee bekende organisaties die dagelijks het nieuws halen. De ene hecht meer belang aan reacties en sentiment op sociale media, want daar kan je veel beter volgen hoe iets landt bij de bevolking. De tweede zegt dat zijn werking te veel facetten omvat om een overzicht te kunnen maken, dat zou te tijdsintensief zijn. Wel maakt deze organisatie gericht overzichten van persacties en campagnes.

2. Samenstelling persoverzicht

Wie stelt het overzicht samen?

Het samenstellen van het persoverzicht is bij uitstek de taak van de woordvoerder (59%) of een communicatiemedewerker (54%). Een kwart besteedt het uit: 17% trekt naar een gespecialiseerd bedrijf, 7% zet een communicatiebureau aan het werk om kant-en-klare overzichten aan te leveren.

Met welke leverancier werk je?

Geen grote verrassingen hier, alle bekende leveranciers tekenen present. Sommige respondenten geven aan leveranciers te combineren. Wie met Belga Press werkt, moet zelf aan de bak en op basis van zoekopdrachten het overzicht samenstellen. Opvallend is de score van Prezly, dat heel recent gestart is met deze service.

Hoeveel besteedt je bedrijf of organisatie jaarlijks voor het laten maken van het persoverzicht door een leverancier?

Voor de volledigheid geven we ook de antwoorden mee op de vraag hoeveel organisaties betalen aan de leveranciers voor het maken van het persoverzicht. Echt wijzer word je hier niet van, want alles hangt af van het aantal trefwoorden en gevolgde media. Hetzelfde geldt voor de vraag over het bedrag aan auteursrechten.

Gebruik je monitoring voor sociale media om (online) pers te volgen?

Het opvallendste bij de antwoorden op deze vraag is dat maar liefst 44 procent geen sociale media monitort. Terwijl alle redacties toch nieuws delen via verschillende sociale-mediaplatformen.

Hoe volg je zonder leverancier wat verschijnt?

Wie geen leverancier voor een persoverzicht heeft, steekt zelf de handen uit de mouwen: de media opvolgen die je gecontacteerd hebben of zelf nieuwssites screenen. Opvallend: slechts een op de vijf werkt met (het gratis) Google.

Hoeveel tijd per dag besteed je aan het persoverzicht?

In de wetenschap dat de meeste respondenten met Belga Press werken (en zelf hun overzicht moeten samenstellen), zijn de antwoorden hier opmerkelijk. De overige leveranciers leveren kant-en-klare overzichten aan.

Bijna de helft (48%) geeft aan zo goed als geen tijd tot maximaal 15 minuten per dag te besteden aan het persoverzicht. Bij goed een kwart (27%) loopt dat op tot maximaal 30 minuten. Bij een op de vijf (19%) gaat het naar een uur per dag, en 6 procent steekt er meer dan een uur per dag in.

3. Inhoud persoverzicht

Welke nieuwsbronnen bevat je overzicht?

Twee mediatypes zitten zo goed als altijd in het persoverzicht: printmedia (95%) en online media (92%). En dat terwijl papieren media terrein verliezen ten opzichte van hun online versies. Opvallend: de derde plaats voor de berichten van het persagentschap Belga (78%), dat een uiterst belangrijke nieuwsleverancier is voor veel redacties.

Televisie (65%) en radio (61%) volgen op ruime afstand. Anders gezegd: een kleine veertig procent neemt radio en tv niet mee in zijn overzicht. Al dient volledigheidshalve opgemerkt dat nieuwssites vaak ook geluid en video bevatten.

Vakpers (57%) vervolledigt de top zes.

Moet het persoverzicht volledig zijn?

Een goede helft (55%) wil absolute volledigheid: elk artikel moet in het overzicht, ook als dat identieke artikels van bijvoorbeeld de verschillende kranten van Mediahuis zijn. Voor een klein derde (30%) volstaat het belangrijkste artikel per medium: wel online, niet print. Negen procent neemt genoegen met het belangrijkste artikel over een onderwerp.

Welke trefwoorden volg je?

Geen verrassingen bij de trefwoorden: de naam van de organisatie (96%) staat op één, gevolgd door thematisch belangrijke trefwoorden (79%).

Op ruime afstand volgen vijf andere zoektermen:

bredere onderwerpen uit de sector of samenleving (49%)
naam van concurrenten / naam CEO (46%)
naam van belangrijke producten (42%)
naam woordvoerder (35%)

Bij de antwoorden van ‘Overige’ kwamen verschillende stakeholders terug: partners waarmee men samenwerkt, belangrijke leveranciers, partners, politieke overheden en politici, belangengroepen. En ook: de vroegere naam van een organisatie.

Voor of achter de betaalmuur

Voor of achter de betaalmuur?

Het overgrote deel wil online meer lezen dan de titel en de eerste zinnen. 86 procent neemt het volledige online artikel op, dus achter de betaalmuur. Bij een op de acht hoeft dat niet.

Wat stuur je intern door?

Wat er intern wordt doorgestuurd, verschilt sterk.

Een kleine helft (44%) stuurt de artikels zonder meer door.
Iets minder dan een kwart (23%) voegt een begeleidend tekstje toe met de belangrijkste artikels.
Goed een op de zes (18%) geeft ook de titel en inleiding van de belangrijkste artikels mee.
Een op de negen (11%) vat de belangrijkste artikels samen, al dan niet met AI.

Twee op de drie lezen alleen de belangrijkste artikels

Een overzicht maken kan wel wat tijd kosten (zie hoger), het lezen ook. Twee op de drie (68%) houden het op scannen en lezen wat belangrijk lijkt. Iets meer dan een kwart (27%) houdt niet van half werk, en leest, bekijkt en beluistert alles.

4. Verspreiding

Persoverzichten: vooral op werkdagen

Persoverzichten zijn er doorgaans van maandag tot en met vrijdag. Een kleine meerderheid (53%) maakt alleen op werkdagen een persoverzicht. 14 procent doet dat ook op zaterdag, de vlijtigste bijtjes (7%) doen dat elke dag van de week.

Opmerkelijk: een kwart (26%) heeft geen regelmaat in persoverzichten. Ze maken die alleen wanneer de organisatie het nieuws haalt.

Wanneer een organisatie in een crisis zit, maakt driekwart van de respondenten (76%) een extra overzicht. µ

● 38 procent doet dit elke dag van de week, soms met meerdere overzichten per dag.

● 30 procent maakt meerdere overzichten per werkdag.

● 32 procent houdt het bij het gebruikelijke aantal persoverzichten op een werkdag.

Tijdstip verzending

Er valt geen lijn te trekken in de tijdstippen waarop de overzichten de deur uitgaan. De vier procent vroegste vogels drukken al voor zeven uur op ‘verzenden’. Mogelijk zijn dit de collega’s bij politieke partijen en belangenverenigingen.

Bij 13 procent gebeurt dit voor acht uur. De meeste persoverzichten (22%) vallen voor negen uur in de mailbox, gevolgd door twintig procent voor tien uur. Nog eens tien procent stuurt uit tegen het middaguur.

Het topantwoord (31%) is echter ‘wanneer ik tijd heb gehad om het te maken’.

Hoeveel lezers krijgen het persoverzicht?

Een interessante vraag met oog op de auteursrechten die je moet betalen voor de verspreiding (zie verderop). De antwoorden aan het uiteinde van het spectrum scoren het hoogst: 23 procent deelt het overzicht met maximaal tien lezers, 22 procent verdeelt het naar meer dan 200 lezers.

Wie krijgt het persoverzicht?

Nu alleen lezers met een (betalende) login nog clippings kunnen raadplegen, is het interessant om te weten naar wie de respondenten hun persoverzichten verspreiden.

Bovenaan het lijstje staan het directiecomité (86%) en de communicatiedienst (78%). Verderop volgen bepaalde experten (58%), rechtstreekse medewerkers van directieleden (56%) en diensten die het nieuws hebben gehaald of collega’s die het overzicht graag ontvangen (zonder dat het nodig is voor hun job, 40%). De raad van bestuur (37%) en de marketingdienst (32%) sluiten het rijtje.

Interessant om weten is dat in negen op de tien gevallen (88%) één overzicht naar iedereen gaat. Twaalf procent maakt meerdere versies, met bijvoorbeeld enerzijds een samenvatting voor de directie en anderzijds alle artikels voor de overige lezers.

5. Mogelijkheden leveranciers

Pdf: kom terug!

Hoewel de downloadbare pdf van printartikels een paar jaar geleden werd afgevoerd, blijft hij populair. Driekwart (74%) vindt het belangrijk om een pdf te hebben van gedrukte artikels. Kwestie van zicht te hebben op de bladspiegel en visuele elementen als foto’s, grafieken en streamers.

Wat vind je de belangrijkste mogelijkheden van een leverancier?

Een interessante vraag voor de leveranciers.

1. Doorzoekbaar archief (76%)

2. Realtime aanpasbare zoektermen (60%)

3. Alarm wanneer artikel over mijn organisatie verschijnt (59%)

4. Kant-en-klare clippings radio en tv (53%)

5. Dashboard met media-overzicht dat je op maat kan samenstellen (46%)

6. Mobiele app om het overzicht te raadplegen (43%)

7. Hoe is je nieuws visueel gebracht (lay-out, foto’s, grafieken)? (41%)

8. Analysemogelijkheden (24%)

9. Labelen of opslaan van interessante artikels (24%)

10. Samenvatting van het belangrijkste nieuws uit de sector (18%)

6. Analyse

Trek je systematisch lessen uit media-overzichten?

Weten hoe je in het nieuws bent gekomen is één ding, maar trek je er ook lessen uit? Bij goed een vijfde (22%) is dat niet het geval: die collega’s nemen genoegen met het overzicht van de aandacht, en doet er voor de rest niets mee.

De meesten (45%) houden in de gaten hoe de persacties hebben gescoord en sturen periodiek inhoudelijk bij. Het tweede topantwoord (41%) is dat een analyse wordt gemaakt welke thema’s veel en weinig aandacht opleveren. Ook genoteerd: turven welke redacties of journalisten weinig aandacht besteden aan een organisatie, om daar vervolgens op te werken.

Welke kwantitatieve analyses trek je?

Laten we eens dieper in de analyses duiken, en beginnen met welke zaken het vaakst geturfd worden.

Topantwoord is het aantal verschenen artikels (58%). Hoe vaak media wel of niet over een organisatie berichten (46%) staat op de tweede plaats. Het podium wordt vervolledigd door journalisten die vaak of weinig over een organisatie berichten (37%).

Verderop volgen het bereik (30%), de commerciële tegenwaarde van artikels (AVE, advertising value equivalent, 25%) en de share of voice (vergelijking met de media-aandacht voor concurrenten, 22%).

Andere antwoorden waren de taal van een artikel, de piekmomenten doorheen het jaar en het aantal artikels per kernthema.

Welke kwalitatieve analyses trek je?

Puur kwantitatieve criteria zeggen weinig. Een ontplofte kerncentrale zal veel artikels opleveren, maar de teneur zal minder positief zijn. Voor een goede analyse hanteer je ook kwalitatieve criteria.

De top twee op dit vlak zijn de teneur (62%) en de overgenomen kernboodschappen in het artikel (59%). Wel oppassen met de teneur die software toekent: computers kunnen nog niet goed om met ironie of ontkenningen, een manuele evaluatie is best. Bij kernboodschappen spreekt het voor zich dat je hier vooraf over hebt nagedacht.

Op ruime afstand volgt dit trio:

● eigen experts die vermeld worden (26%)

● kernwaarden / associaties die belangrijk zijn voor de organisatie (23%)

● feature artikels (21%): je organisatie wordt vermeld in de titel, het artikel gaat (zo goed als uitsluitend) over jouw organisatie

7. Auteursrechten

Betaal je auteursrechten voor de interne verspreiding?

Wie met een leverancier werkt (anders dan Belga Press), betaalt in de factuur ook de auteursrechten voor de verspreiding naar drie lezers. Toch zien we dat bijna vier op de tien respondenten (39%) geen auteursrechten betalen (voor een grotere verspreiding).

De berekening van de auteursrechten voor een grotere verspreiding kan je maken via www.license2publish.be (tarieven). Voor de volledigheid: deze tarieven zijn voor alle leveranciers dezelfde.

Je hoeft alleen de artikels van bepaalde uitgevers in rekening te brengen, dus mogelijk niet al je clippings. Check dus bij je leverancier met hoeveel artikels je rekening moet brengen bij je aangifte, en kijk ook na of je voor de verspreiding van je overzicht het juiste kanaal hebt gekozen. Nu artikels worden geraadpleegd op de server van de leverancier, moet je qua verspreiding intranet/extranet aankruisen (en niet meer e-mail).

Hergebruik je persartikels?

Goed een kwart van de respondenten (26%) hergebruikt weleens een artikel op bijvoorbeeld sociale media.Ook hiervoor moeten auteursrechten betaald worden. Zowat twee op de drie hergebruikers doen dat niet.

8. Respondenten

De online bevraging werd gehouden in februari en maart 2025. De vragenlijst werd gestuurd naar de database van de Stichting Corporate Communicatie (‘Nacht van de Woordvoerder’, ‘Onder Woordvoerders’) en naar de leden van C Square. 79 communicatieprofessionals reageerden.

Sector respondenten

De meeste respondenten werken voor de overheid of een overheidsbedrijf (35%), gevolgd door de non-profit (29%). Een vijfde van de antwoorden (20%) kwam van een commercieel bedrijf.

Andere respondenten namen minder dan vier procent voor hun rekening: politieke partijen, belangenverenigingen en een sectorfederatie.

Er was één reactie vanuit een communicatiebureau, dat overzichten maakt voor meerdere klanten. We kunnen ervan uitgaan dat de respondenten voor één opdrachtgever werken.

Hoe vaak in het nieuws?

De enquête werd ingevuld door heel zichtbare bedrijven en organisaties: acht op de tien respondenten halen dagelijks of meerdere keren per week het nieuws. Bij een op de negen (11%) is dat enkele keren per maand, maar niet wekelijks.

Interesse in onze activiteiten? Check https://www.stichtingcorporatecommunicatie.be/.

Ontvang je onze mailings nog niet, schrijf je in.

Tom Van de Vreken

#stichtingcorporatecommunicatie #onderwoordvoerders #Csquare #Auxipress #Ammco #BelgaPress #Prezly #License2Publish #persoverzicht #persanalyse

Persoverzichten en analyse van media-aandacht: hoe pakken 79 woordvoerders het aan?